O que é um plano de projeto?
Um plano de projeto visa apresentar o escopo pretendido de um projeto, facilitar a comunicação entre as partes interessadas e acompanhar as premissas e as decisões de planejamento. É um documento vivo que pode incluir uma lista de partes interessadas, uma declaração de escopo, um cronograma de projeto, cronograma e linhas de base de custos, planos de gerenciamento básico, plano de comunicação e pode mudar ao longo de um projeto. Vale ressaltar que um plano de projeto não é apenas um cronograma de projeto, embora esse seja um componente importante do plano.
Você deve sempre criar um plano de projeto antes de iniciar um novo projeto. Comece com o que você quer alcançar com o projeto e divida-o nas coisas que você precisa fazer para alcançar o objetivo. Então, uma vez que você tem um plano de alto nível de todas as coisas que precisam ser feitas, você pode pensar em tempo, orçamento, recursos e muito mais.
No mínimo, um plano de projeto deve responder às seguintes perguntas sobre um projeto:
- Por quê? - Por que estamos iniciando este projeto? Qual é o problema que este projeto resolverá?
- O quê? Em que estamos trabalhando? Quais são os principais produtos e metas?
- Quem? - Quem estará envolvido no projeto e quais serão suas responsabilidades?
- Quando? - Quando o projeto deve começar e terminar? Quais são os marcos?
O que incluir em um plano de projeto
Os planos de projeto podem variar, mas todos contêm informações semelhantes. Em seu plano de projeto, inclua um resumo executivo, metas de projeto, marcos, produtos, um cronograma estimado, riscos potenciais e detalhes do orçamento. Delineamos abaixo alguns tópicos comuns incluídos em um plano de projeto:
Para saber como criar seu próprio plano de projeto, confira nosso guia completo sobre planejamento do projeto.
- Resumo executivo: o resumo executivo deve sintetizar as informações contidas no plano de projeto em uma única página para facilitar a leitura.
- Metas do projeto: descreva as metas finais do projeto e como você medirá o sucesso desse projeto.
- Público-alvo: identifique o público-alvo do projeto, ou seja, quem ele afetará e quem usará os resultados.
- Principais responsabilidades: descreva as funções e responsabilidades de cada membro da equipe.
- Principais tarefas e entregáveis: destaque as tarefas e os entregáveis mais importantes ao longo do projeto com prazos estimados.
- Recursos disponíveis ou necessários: liste os recursos necessários para garantir a conclusão do projeto.
- Plano de análise e redução de riscos: identifique possíveis riscos e implemente um plano para gerenciá-los antes que se transformem em problemas.
- Marcos importantes: identifique os principais marcos que você usará para medir o progresso.
- Agenda proposta do projeto: crie uma agenda estimada para tarefas, marcos e produtos.
- Detalhes de orçamento e custos: crie uma agenda estimada para tarefas, marcos e produtos.
- Planos de contingência: inclua eventuais planos de contingência para elementos do projeto que não ocorrem conforme o planejado.
- Estratégias de comunicação: crie um plano de comunicação para referência durante todo o ciclo de vida do projeto.
- Estratégia de avaliação: determine como você avaliará os sucessos e falhas do seu projeto.
Para saber mais, confira nosso abrangente Guia de gerenciamento de projetos.
Qual é a finalidade de um plano de projeto?
Um plano de projeto é um dos elementos mais importantes para um projeto bem-sucedido. Ele é usado para documentar e comunicar expectativas, controlar cronogramas e entregas e calcular e gerenciar riscos. Em geral, funciona como um roteiro para todos os envolvidos no projeto.
Aqui estão os quatro maiores benefícios de um plano de projeto:
- Melhorar a comunicação: ao delinear todo o seu plano para que todos vejam, as partes interessadas podem fornecer feedback no início do processo se as coisas estiverem indo na direção certa. Um plano de projeto também ajuda a facilitar o gerenciamento de expectativas, permitindo que você atualize marcos e cronogramas à medida que o projeto avança.
- Aumentar a transparência: com um plano de projeto, as partes interessadas e os membros da equipe sabem exatamente onde procurar obter informações a cada etapa do caminho. As expectativas e o cronograma do projeto são claramente definidos, de modo que todos estão na mesma página sobre prioridades e objetivos.
- Aumentar a organização: muitos projetos têm dezenas de tarefas, dependências e marcos, e pode ser difícil acompanhar como tudo está progredindo. Um plano de projeto faz você pensar no tempo de cada atividade e como ela afeta o resto do projeto. Você sempre sabe quanto tempo gastar em cada tarefa e quantas coisas pode realizar ao mesmo tempo.
O processo de planejamento do projeto
O processo de planejamento do projeto envolve mapear minuciosamente o projeto do início ao fim. Neste momento, determine seus objetivos, estime um cronograma para as principais entregas, crie uma projeção de orçamento e avalie os riscos antes de lançar o projeto.
- Conceito e iniciação: comece determinando o conceito geral do seu projeto e como você planeja completá-lo.
- Criação de roteiro: nesta fase, determine um cronograma aproximado das tarefas necessárias para concluir seu projeto.
- Listagem de entregas: cada projeto deve ter entregas específicos, que você deve identificar durante a parte inicial de sua fase de planejamento, para que cada membro da equipe esteja ciente do que se espera deles.
- Identificação de marcos do projeto: descubra pontos específicos no projeto que você considera marcos importantes. Esses marcos podem consistir em certas tarefas que você conclui, uma meta de orçamento que você atinge ou uma equipe que você monta.
- Criação de orçamento: criar um orçamento predeterminado é uma das partes mais importantes de um plano de projeto. Você deve aderir a esse orçamento à medida que o projeto avança. Dessa forma, você pode alocar recursos e orçamentos específicos para determinadas tarefas, sem exceder as projeções de gastos.
- Identificação de membros da equipe: como em qualquer projeto, você precisará reunir uma equipe de pessoas para implementar o projeto. Trabalhe com outras pessoas para atingir as pessoas específicas que serão mais úteis na execução do projeto.
- Avaliação de risco: você deve identificar todos os riscos ou ameaças potenciais ao projeto, incluindo aqueles que podem causar problemas orçamentários, atrasos e muito mais. Liste todos esses riscos potenciais e detalhe como você planeja mitigar os problemas se eles ocorrerem.
- Comunicação de projeto: depois de delinear os principais componentes do projeto, você precisa comunicar esses planos e objetivos para toda a equipe, incluindo as principais partes interessadas e quaisquer partes externas. Desenvolva uma maneira de comunicar adequada e eficientemente os planos do projeto a todos os envolvidos.
- Lançamento do projeto: neste momento, seu projeto deve estar pronto para ser lançado. Certifique-se de cobrir os pontos importantes e delinear todos os detalhes antes de começar. Agora você já pode começar.
